3.2. Характеристика позамашинної
інформаційної бази
Позамашинна ІБ — сукупність повідомлень, сигналів і документів, що використовуються у функціонуванні ІС без застосування засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інформації в позамашинному середовищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки або регістри, відомості тощо).
Усі документи, які стосуються ІС, можна розбити на вхідні і вихідні (результатні).
Вхідна документація містить первинну, необроблену інформацію, що відображає стан об’єкта управління та заповнюється вручну або за допомогою технічних засобів. Вихідна документація охоплює зведено-групові дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення.
Документи класифікуються за рядом ознак, наприклад:
Ø за сферою діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові, бухгалтерські тощо);
Ø за відношенням до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні, проміжні, архівні);
Ø за змістом господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);
Ø за призначенням (розпорядні, виконавчі, комбіновані);
Ø за об’ємом операцій, які відображаються (одноразові та звітні);
Ø за способом використання (разові й нагромаджувальні);
Ø за способом заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації обліку).
Вхідні документи у свою чергу діляться на оперативні та нормативно-довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До оперативних документів належать накладні, платіжні документи, прибуткові документи, видаткові тощо.
Вхідні інформаційні повідомлення (документи) та розміщена в них інформація класифікуються:
за строками подання:
Ø регламентні документи, для яких визначено термін виконання й подання;
Ø нерегламентовані документи, які виконуються за запитом;
за функціональними напрямами діяльності:
Ø правові та нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови органів державної влади та управління), організаційно-методичні документи (накази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій тощо);
Ø документи з обчислення та обліку;
Ø документи з контрольної роботи.
Групування документів за функціональними напрямами за особливостями та призначенням розміщеної в них інформації визначає основні потоки інформації в структурі функціонування.
Вихідні документи формуються у процесі автоматизованого оброблення та видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію. Вони діляться на:
Ø призначені кінцевому користувачеві;
Ø які використовуються інформаційною системою для розв’язання інших задач (транзити);
Ø які використовуються для розв’язання задач на наступному стані.
Вихідна інформація охоплює звітно-згруповані дані, одержані в результаті автоматизованого оброблення, головним чином, на друкованому пристрої ЕОМ.
До вихідних зведень висуваються такі вимоги. Склад показників, які в них містяться, повинен бути достатнім для управлін-
ських цілей. Особлива увага зосереджується на достовірності даних, які відображаються, їх логічному розміщенні. Звіти повинні видаватися в зазначені терміни, в регламентному режимі, відповідаючи на запит. Усе це дає можливість одержати на ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу та придатна для використання на будь-якому рівні управління.
Розроблення форм первинних і зведених документів виконується на стадії складання робочого проекту автоматизованого оброблення економічної інформації та знаходить відображення у проектній документації, пов’язаній із розробленням інформаційного забезпечення.
У бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються чинними єдиними нормативними актами, правилами та інструкціями. Уся документована інформація забезпечує приведення безлічі економічних показників у певну систему з метою встановлення термінологічної єдності, однозначності опису, зв’язку між показниками. Наприклад, структура системи показників у бухгалтерському обліку розподіляється по різних ділянках обліку: праці й заробітної плати, матеріалів, основних засобів тощо.