Інформаційні системи і технології в обліку
22

3.4. Машинна інформаційна база обліку.
Особливості розміщення інформації на машинних носіях

Машинна інформаційна база охоплює всі види спеціально організованої інформації, представленої у вигляді, зручному для сприймання технічними засобами. Це файли (масиви), бази даних (БД), банки даних (БнД), бази знань, а також їх системи.

Інформаційне забезпечення повинно швидко та в повному обсязі задовольняти потреби користувача.

Перед ним ставляться вимоги ефективного пошуку та видачі інформації у вигляді, потрібному для розв’язання кожної конкретної задачі, наявності можливості підтримки даних у стані постійного оновлення та працездатності.

За змістом внутрішньомашинне інформаційне забезпечення — це сукупність фактичних зведень, що використовуються в господарській діяльності об’єкта. Склад і структура внутрішньомашинного інформаційного забезпечення визначаються способами організації файлів, баз і банків даних, взаємодією між ними, розвитком їх у часі.

Пофайлова організація ІЗ — це формування різних масивів. Класифікувати їх можна за різними ознаками: за змістом, способами використання, призначення, методом організації.

Файл — це сукупність однорідної інформації складу та послідов­ності полів, записаної на магнітному диску з присвоєнням імені.

Термінологічно поняття «масив» і «файл» близькі за змістом.
Це — сукупність однорідної жорстко організованої та пойменованої інформації. Для ідентифікації кожному файлу під час його запису присвоюється ім’я та розширення, що уточнює різновид­ність файла.

За змістом виокремлюють масиви даних і програмні масиви.

Програмні масиви описують процеси роботи з даними та входять у підсистему програмного забезпечення.

Масиви даних є основною частиною внутрішньомашинного інформаційного забезпечення.

Призначення масивів залежить від задач, що стоять перед інформаційними технологіями та відображають їх специфіку.

За роллю оброблення й технології використання масиви класифікуються так:

Ø постійні масиви належать до категорії нормативно-довідкових, складають інформаційну базу АІТ та охоплюють відомості, які порівняно рідко змінюються. До їх складу входять масиви класифікаторів, довідників, каталогів та іншої умовно-постійної інформації.

Ø поточні масиви охоплюють змінну інформацію, що поступає в систему від об’єкта, який управляється, і характеризує стан зовніш­нього середовища, а також сам процес управління об’єктом. В основному вони створюються на основі первинних документів.

Ø проміжні масиви виникають на етапах розв’язання задач і виконують роль механізму, що передає інформацію від задачі до задачі або в середині задач.

Ø вихідні масиви зберігають інформацію, отриману в результаті оброблення вихідної інформації. Вони містять сукупність показників, потрібних для аналізу та прийняття управлінських рішень.

Ø зберігальні масиви найчастіше формуються на основі вихід­них і охоплюють інформацію, потрібну для оброблення в наступних звітних періодах.

Ø пошукові (інформаційні) масиви — це сукупність показників, записів, ключів пошуку, що характеризують або зміст певних документів, або конкретний об’єкт, систему, організацію тощо.

Ø службові масиви містять допоміжну інформацію, потрібну для оброблення всіх видів масивів.

Усі види масивів складають інформаційний фонд комп’ютер­ної системи, динамічну сукупність взаємопов’язаних елементів інформації. Створення єдиного інформаційного фонду забезпечує систематизацію та уніфікацію показників, дає змогу встановити термінологічну єдність, однозначність опису та зв’язок між показ­никами у внутрішньомашинному інформаційному забезпеченні.

За внутрішньою організацією файли даних складають сукупність записів однакової структури. Структура запису файлу складається із заданої послідовності полів певного типу даних і довжини. Така структура файлу визначається на етапі постановки задач.