1.4 Документационное обеспечение управлением объекта

Сведения о выполненных производственно-хозяйственных операциях фиксируются на первичных бумажных или электронных носителях информации в виде натуральных, стоимостных или иных показателей. АТП представляет собой совокупность производственных подразделений (автоколонны, зоны ТО и ремонта, склады, участки) и служб (бухгалтерия, плановый отдел, технический отдел и т.д.), в каждом из которых решается определенный круг задач.

Все подразделения АТП можно разделить на две части - выполняющие свои функции на территории и за пределами территории предприятия. Деятельность подразделений и персонала фиксируется в различных документах - табели работы служащих, наряды выходов на линию, путевые и ремонтные листы, требования на получение запасных частей и пр. Результаты деятельности предприятия оформляются в виде различных отчетов и сводок. То есть, источниками информации являются подразделения АТП, в которых персонал выполняет определенные виды работ.

Результаты работы подразделений и персонала фиксируются в различных документах (путевые листы, ремонтные листы, ведомость выдачи топлива, требование на получение запасных частей и пр.).

Документы, являясь носителями информации, в процессе формирования проходят через ряд подразделений предприятия, каждое из которых вносит в него (или извлекает из него) определенные данные. Набор документов (в совокупности со схемой их движения) представляет собой документооборот, или информационные потоки предприятия. Нет смысла приводить полную схему документооборота, поскольку она специфична для конкретного предприятия. Однако степень рациональности документооборота предприятия может быть оценена при прочих равных условиях рядом показателей:

- объемом обрабатываемой информации (на уровне документа, задачи, подразделения, АТП);

- соотношением объемов нормативно-справочной, первичной и вторичной информации;

- степенью дублирования информации (на уровне документа, задачи, подразделения, АТП);

- трудоемкостью обработки данных и т.п.

При отсутствии в АТП вычислительных средств документы обрабатываются персоналом вручную. Применение информационных технологий несколько изменяет документооборот, так как используется компьютерная база данных