На Державному підприємстві «Софіївський лісгосп» наказом по підприємству встановлений перелік підзвітних осіб. Для одержання грошей під звіт підзвітна особа звертається з заявою на ім’я керівника установи і якщо за нею не рахується заборгованості за попереднім авансом, то керівник установи дає дозвіл на видачу грошей під звіт.

Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов’язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про витрачені суми, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїздні квитки. Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція директора чи головного лісничого про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Працівник лісгоспу,на якого положено обов’язки обліку підзвітних осіб, правильно підгодовує працівника до відрядження:

- добирає і підготовлює необхідну інформацію;

- добирає і підготовлює матеріали та документи, що можуть знадобитися працівникові;

- віддруковує програму відрядження.

Програму відрядження друкує секретар-референт у двох примірниках, один з яких вручає працівникові, а інший – залишає у лісгоспі. В програмі вказує назву організації і структурних підрозділів, посадових осіб (їхні прізвища, імена, по батькові, службові телефони) з якими передбачено зустрічі. Детально зазначає зміст запланованих заходів, а також місце і час їх проведення. Маючи другий примірник програми, відповідальна особа може в разі потреби швидко зв’язатися з працівником телефоном і передати чи одержати потрібну інформацію.

Від’їздові у відрядження передує видання наказу «Про відрядження» та оформлення посвідчення про відрядження в якому зазначають:

- прізвище, ім’я, по батькові, посаду відрядженого;

- куди відряджено;

- підставу для відрядження;