Перелічені витрати обов’язково підтверджуються документами в оригіналі.
Якщо підзвітна особа не надала звіти і необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством.
В ДП «Софіївський лісгосп» до обліку приймаються авансові звіти, які перевірені арифметично, за змістом (щодо необхідності витрат та відповідності до призначення авансу) і затверджені директором. Заступник головного бухгалтера опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу.
Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні на відрядження та авансовому звіті не допускаються. Авансовий звіт обов’язково підписується підзвітною особою.
На підприємстві розрахунки між підприємством і приватними підприємцями за виконані роботи (продані товари, надані послуги) проводиться на підставі договорів, угод тощо. Проведення розрахунків з підприємцями за умови залучення підзвітної особи підприємства супроводиться складанням відповідних підтвердних документів про продаж продукції за одержані від підзвітної особи готівкові кошти - товарний чек, касовий чек, рахунок-фактура, акт виконаних робіт (наданих послуг), закупівельний акт, податкова накладна (для платників ПДВ) тощо.
Згідно з Законом України "Про використання реєстраторів розрахункових операцій" (РРО) №2156, Законом про захист прав споживачів, суб’єкти підприємницької діяльності зобов’язані подати документ, що засвідчує передачу права власності на товар, який продається. Щоб такий документ мав юридичну силу і доказовість, він повинен відповідати вимогам, що пред’являються до первинних документів: бути складеним на паперових або машинних носіях і мати обов’язкові реквізити відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні". Сказане вище стосується не тільки підприємців, які не використовують РРО і сплачують єдиний податок