По моєму досвіді на підприємствах з оптимальною чисельністю персоналу проведення аналізу поточної структури й стану бухгалтерської служби можливо тільки із залученням зовнішніх консультантів.

Робота зовнішніх консультантів, як правило, починається з одержання й вивчення попередньої інформації: Організаційна структура бухгалтерської служби; Положення про бухгалтерську службу; Посадові інструкції співробітників бухгалтерської служби й т.п.

Після чого формується Технічне завдання, перелік і структура інформації, необхідної для вивчення при виїзді консультантів до замовника. Далі проводитися інтерв’ювання співробітників бухгалтерської служби.

На підставі вищевикладеного, складається Звіт для замовника, у якому описана фактична зайнятість кожного співробітника бухгалтерської служби зі слів самого співробітника. Також до складу Звіту входить аналітична записка консультантів із вказівкою й обґрунтуванням надмірності й дублювання під час виконання службових обов’язків співробітників бухгалтерії.

До чого прагнути?

По-перше, сформувати оптимальну чисельність бухгалтерської служби, а також відібрати найбільш здатних співробітників по кваліфікаційних вимогах з існуючих штатних працівників.

По-друге, скласти докладні посадові інструкції для кожного співробітника (категорії співробітників), відповідно до оновленої концепції побудови бухгалтерської служби.

По-третє, забезпечити взаємозамінність співробітників. Це приводить до більшої керованості персоналом: звільнення співробітника або догляд у відпустку більше не ставить під погрозу своєчасність відбиття операцій у бухгалтерському й податковому обліку.