При нарушении целостности упаковки с повреждением вложений, отсутствия в конвертах документов, части их или приложений к ним составляется подписываемый двумя работниками акт в двух экземплярах, один экземпляр которого высылается отправителю.

На документах, адресованных руководству подразделения и подлежащих регистрации в Студенческом городке, проставляется отметка о поступлении.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Первичная обработка и регистрация остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления.

Телеграммы и срочная корреспонденция докладываются директору Студенческого городка и рассматриваются немедленно.

Предварительное рассмотрение осуществляется с целью распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения руководством подразделения и направляемые непосредственно ответственным исполнителям.

Полученный документ регистрируется в журнале входящей корреспонденции с указанием следующих сведений, представленных в
таблице 2.

Таблица 2 – Заголовочная часть журнала регистрации входящей корреспонденции

Документы, зарегистрированные Студенческим городком, прошедшие предварительное рассмотрение и предназначенные для руководства подразделения, передаются на резолюцию директору Студенческого городка в день их поступления.

Результаты рассмотрения документа отражаются в резолюции директора. Рассмотренные руководством подразделения документы возвращаются документоведу.