робочі місця персоналу, який працює з документами (як в канцелярії, так і в інших в структурних підрозділах організації), з'являється можливість використовувати її для переміщення документів і централізовано через канцелярію відслідковувати весь хід процесу роботи з ними. Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління, включаючи створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передачу документної інформації каналами електрозв'язку як всередині організації, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслуговування персоналу, використання засобів програмної підтримки процесів підготовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх виконання й контролю [30, c. 367].

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії характерна орієнтація на автоматизацію часто повторювальних операцій, що виконуються технічним персоналом органу діловодства. Характерним прикладом таких операцій є документування. Підвищенню рівня культури діловодства можуть сприяти як спеціальні пристрої обробки текстів та організаційні програми, що дають можливість швидко створювати, виправляти і редагувати різні документи з зазначенням виправленого, так і використання певних шаблонів при підготовці текстів документів. Для створення нового тексту виконавцю спочатку треба заповнити електронну картку проекту документа, визначити найбільш вдалий шаблон, ввести короткий зміст тексту, після чого й активізується текстовий редактор з обраним шаблоном. У процесі роздрукування тесту кожна сторінка документа буде промаркована штрих-кодом, який містить інформацію про вихідний номер, час і дату створення документа та порядковий номер сторінки.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з’єднуються за допомогою внутрішніх ліній зв'язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додаткових функцій: автоматичний зв’язок між робочими місцями, спільну роботу над документом, автоматизований контроль за виконанням тощо.