Звіт про проходження виробничої практики у суді
19

оформлення документів кожної справи, оформлення справ та відповідність справ номенклатурі.

Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) оправляються у тверду обкладинку, а справи тимчасового зберігання, що містять первинну бухгалтерську документацію, підшиваються на чотири проколи спеціальними нитками або дратвою. При цьому металеві скріплення (скріпки, булавки) вилучаються з документів.

Перед переданням справ до архіву суду до написів на обкладинках справ постійного, тривалого строків зберігання, з кадрових питань (особового складу) вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

На обкладинці судової справи відповідно до Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року № 22, вказується дата (рік), до якої включно справа має зберігатись в архіві суду.

На обкладинці справи (крім судових справ) вказується індекс, назва, дата (рік), термін зберігання  сформованої справи відповідно до затвердженої номенклатури справ суду.

Прийняття кожної справи проводиться працівником архіву суду в присутності працівника підрозділу апарату суду, який здає документи. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття справи. Наприкінці кожного примірника опису справ робляться цифрами та літерами позначки про фактичну кількість справ, що передані до архіву суду, номери справ, що відсутні, дату приймання-передання справ і підписи осіб, що здавали та приймали справи.

У разі виявлення недоліків у формуванні та оформленні справ працівники структурних підрозділів зобов'язані їх усунути.