Документальні - це такі системи, об'єктом зберігання i пошуку в яких виступають документи.
В фактографiчних системах об'єктом збереження i пошуку є окремі дані, якi характеризують будь-які події, процеси, явища, тобто факти.
Зауваження 1. Чіткої межі між документальними та фактографічними системами не існує, тому що кожна подія чи факт перш ніж стати об'єктом збереження чи пошуку в ІПС повинні бути якимось чином зафіксовані, тобто відображені в певних документах.
По режиму функціонування ІПС поділяються на:
· системи з вибірковим пошуком інформацій;
· системи з ретроспективним пошуком;
Інформаційний пошук - це сукупність операцій, необхідних для знаходження в системі документів, текстів, відомостей, фактів та даних, які відповідають на запит користувача.
Системи з вибірковим пошуком - це такі, в яких пошук виконується по постійному набору запитів для певного контингенту користувачів в масиві поточних надходжень документів чи даних через певні інтервали часу. При цьому змінюється зміст масивів ІПС, а запити залишаються без змін.
В системах з ретроспекивним пошуком - пошук виконується по всім масивам, які зберігаються в системі, по разовим запитам, що змінюються в залежності від інформаційних потреб користувача.
Системи управління документами
Ця система призначена для виконання комплексу операцій по:
- створенню, управлінню і виконанню документів;
- веденню електронного архіву;
- організації офісного документообігу.
В сучасних ІС використовують універсальні програмні комплекси, які дозволяють об'єднати офісний, (організаційно-розпорядливий) документообіг з інженерним, в який входить технічна, технологічна і креслярсько-конструкторська документація (вона, як правило, розробляється в САПР програмними засобами AutoCAD, MicroStation, КОМПАС), а також будь-які інші види інформації, аж до мультимедіа. Крім того, до складу УІС часто входять програми бухгалтерського, складського і кадрового обліку.