Якщо роздруковуються всі записи у вікні БД, необхідно вибрати таблицю. Якщо потрібно роздрукувати вибрану групу записів, необхідно відкрити таблицю в режимі таблиці.
Для друкування вибраної групи записів необхідно їх виділити, клацнувши мишкою на першому записі і перетягнувши курсор мишки до oстаннього запису.
Виконати команду Файл та її опціюПечать (File => Print) або клацнути мишкою на кнопці Печать (Print) панелі інструментів.
Для друкування всіх записів клацнути мишкою на кнопці ОК.
Для друкування вибраної групи записів клацнути мишкою на опції Выбранные записи (Selected Record(s)), а потім - на кнопці ОК.
3.3. Запити
Після введення даних у таблиці Access користувач може приступити до наступного (і дуже корисного) етапу управління БД - створення запитів до бази даних.
3.3.1. Поняття про запити
В Access для побудови запиту до БД використовується метод QBE (query-by-example - запит за зразком) - метод створення запитів, винайдений IBM ще в 1970-ті роки. Запити забезпечують простий доступ до визначеної підмножини полів і записів однієї або кількох таблиць.
Access дає змогу створювати такі різновиди запитів.
Запрос-выборка. Звичайний запит, який просто вибирає потрібні дані і результати вибірки відтворює у формі динамічного набору. Останній зовні схожий на таблицю, але фактично є динамічним (або віртуальним) набором записів, побудованим за структурою запиту. Записів у динамічному наборі фактично не існує, тому, коли цей набір стає не активним, записи зникають (однак дані, на яких був побудований набір, залишаються у вихідних таблицях). Запит можна зберегти, але дані, що відтворюються під час його виконання, в ньому не зберігаються. При збереженні запиту у вигляді оператора SQL зберігається тільки структура запиту.
Запрос на изменение. Запити на зміну змінюють дані в таблицях відповідно до умов, визначених у самому запиті. Ці запити звичайно використовуються для внесення великої кількості змін в БД.
Перекрестные запросы. Дозволяють подати дані з таблиць БД Access у форматі, що нагадує електронну таблицю. За допомогою цих запитів можна згрупувати великий обсяг інформації і подати його в зручному для сприйняття вигляді.