Структура і вміст компонентів СУБД визначає її призначення і коло потенційних користувачів. Залежно від рівня підготовки і діапазону розв'язуваних завдань користувачів персональних комп'ютерів можна поділити на три групи:
тих, яким для розв'язання своїх завдань потрібен порівняно невеликий набір функцій пакета СУБД (створення файлів даних, введення і поновлення даних, виведення на друк нескладних вихідних документів тощо);
тих, яким необхідно знати багато функцій пакета СУБД, у тому числі і елементи командної мови, але не потрібно створювати складні програми;
програмістів, в завдання яких входить розробка складних прикладних програм з управління і обробки файлів БД.
Для користувачів першої групи необхідно включати до складу СУБД режим, що керується за допомогою меню. Користувачі другої групи можуть освоювати командний режим. Третя група користувачів чекає від СУБД достатньо повного набору зручних засобів для розробки складних програм.
Останні версії сім'ї СУБД Access for Windows, розроблені фірмою Miсrosoft, відповідають вимогам усіх перелічених груп користувачів.
3.2. Access для Windows
3.2.1. Що таке база даних
База даних - це систематизоване сховище інформації. Телефонний довідник - прекрасний приклад БД (рис. 3.1)
Рис. 3.1. База даних абонентів