3.5. Звіти
Звіти в Access використовуються для подання підсумкової інформації у вигляді, сформованому користувачем. Звіти і форми можуть бути дуже схожі, але вони мають різне призначення. Завдання користувача - визначити, що більш придатне для конкретного випадку.
Оскільки в Access можна друкувати як форми, так і звіти, користувачу іноді дуже важко визначити, що краще роздрукувати.
Тому бажано виходити з таких міркувань: форми призначені для інтерактивного використання, тоді як звіти - для відтворення або друкування окремих і підсумкових значень для груп записів; введення даних та їх редагування виконується тільки у формах. У звітах записи можна відтворювати або друкувати в групах, а форми не дають змоги це робити.
3.5.1. Типи звітів
Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії.
Группы/итоги (Groups/totals). В цих звітах, які ще називаються табличними, дані відтворюються за рядками, причому дані кожного поля вміщуються в окрему графу.
Колоночные отчеты (Columnar reports). В цих звітах всі поля відтворюються в одній графі і вирівнюються по лівому краю. Звіти дуже схожі на форми, але вони використовуються тільки для відтворення або друкування даних, а не для їх введення і редагування.
Почтовые наклейки (Mailing labels). Ці звіти використовуються для друкування поштових наклейок (тобто поштових адрес тих, кому адресована пошта). В Access є функція Мастер отчета, призначена спеціально для створення поштових наклейок в найрізноманітніших форматах.
3.5.2.1. Створення звітів за допомогою Мастера отчета
Для створення звіту з допомогою Macmepa отчета виконайте такі дії.
У вікні бази даних виберіть вкладення Отчеты(Reports) і клацніть мишкою на кнопці Создать (New). Після цього з'явиться діалогове вікно (рис. 3.21) Новыйотчет (New Report).