підприємстві був незаконно премійований бухгалтер на підставі його власної заяви і з трьома резолюціями про виплату премії розпорядника кредитами, головного інженера і голови міському. Але єдиного документу, необхідного для видачі премії бухгалтеру розпорядження керівника вищестоящої організації не було взагалі. Відсутність цього документу прагнули компенсувати зайвою кількістю резолюцій на заяві бухгалтера.
8. Відсутність необхідних додатків до документів первинних документів - при зведеній відомості; підстав для розрахунку - при відповідній розрахунковій відомості тощо. Відсутність додатків свідчить про два можливих явища: або документів взагалі не було, і, як наслідок, зведена відомість була складена без відповідної підстави, або підроблені документи вилучені, повторно використані та знаходяться при іншому регістрі. Особливо поширені випадки неповноти наявних додатків, не виявлені тому, що контролер не здійснив арифметичної перевірки. Так, наприклад, при відомості на видачу заробітної плати немає табелів деяких працівників. Ревізором було виявлено, що ці особи були фіктивними, підписи у відомості підробленими, а гроші, виписані на їх ім’я, привласнені.
9. Сумарна невідповідність основного документу і додатків до нього. Наприклад, загальна сума, що вказана в зведеному документі, не відповідає частковим сумам в доданих до нього первинних документах.
10. Розбіжності в змісті декількох примірників одного і того ж документу. Наприклад, при прийманні передплати на газети і журнали агент Укрпошти в примірниках квитанцій, що видаються на руки передплатників, вказав дійсно прийняті суми і строк передплати. В тих же примірниках квитанцій, які здавалися до бухгалтерії, термін підписки і відповідно суми агентом зменшувались, а різниця привласнювалась.
11. Підписання документу особами, що не мають на це права. Так, видатковий касовий ордер і платіжна відомість на виплату заробітної плати будівельникам були підписані не керівником підприємства, що має право першого підпису, а виконробом і бухгалтером, які разом привласнили кошти, виписані на ім’я вигаданих осіб.
12. Підробка підписів, наявність різного роду підчисток, необумовлених виправлень тексту тощо. Підчистки, виправлення тексту, необумовлені при підписанні документу, часто свідчать про те, що вони внесені до тексту документу після його підписання.
Жодна із зазначених ознак сама по собі не свідчить про зловживання, але повинна привертати увагу контролера до операції, яка оформлена таким документом. Будь-який дефектний документ підлягає ретельному вивченню шляхом аналізу операції, яка ним оформлена. Також необхідно пам’ятати, що коли в злочинах беруть участь працівники бухгалтерії, перевірка повинна бути обов’язковою.
3.2 Узагальнення матеріалів аудиту.
Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації - робочої та підсумкової.
Аудитор зобов’язаний вести документацію зі справ, які стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які, в свою чергу, будуть покладені в основу аудиторського висновку.
Робоча документація - це записи, за допомогою яких аудитор фіксує проведені процедури перевірки, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які робляться під час проведення аудиторської перевірки. У робочу документацію вноситься інформація, яка, на думку аудитора, є важливою для того, щоб правильно виконати аудиторську перевірку, і яка повинна підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації, на кіно- чи відеоплівку.
Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає краще здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення, в ній реєструються результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих аудитором рішень.