Введение

Документооборот — это движение документов в организации, позволяющее осуществлять их обработку, согласование, контроль, учет и хранение. Документооборот затрагивает все функции операционной модели предприятия,

включая основную деятельность и вспомогательные функции, и влияет на их эффективность. В том случае, если значительные изменения в бизнес-модели компании не поддерживаются соответствующей адаптацией документооборота, то система перестает соответствовать потребностям бизнеса в части

оперативности и качества обработки документов. Примерами изменения бизнес-модели могут быть: пересмотр организационной структуры, появление новых должностей, существенное увеличение количества персонала, выход на новые рынки, открытие новых отделений или торговых точек и другое. Увеличение объема обрабатываемых документов, как правило, ведет к снижению уровня контроля и увеличению риска ошибок, вызванных человеческим фактором. В ряде компаний неэффективный документооборот также может являться наследством организации, сложившейся 20–30 лет назад и мало изменившейся с тех пор. Так в чем же могут заключаться причины неэффективности? Как правило, можно выявить целый комплекс условий и обстоятельств. Тем не менее, различным проблемам соответствуют более или менее типичные причины. Потеря документов, к примеру, контрактов и договоров с поставщиками и клиентами является одной из наиболее острых проблем, с которой сегодня сталкиваются крупные предприятия. Причиной такой проблемы часто является низкий или нулевой уровень автоматизации документооборота и большое количество внутренних перемещений документов, которые в определенный момент становится трудно учитывать и контролировать, а также не всегда обоснованное, чрезмерное количество вовлеченных сотрудников.