3. Требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов

Все выше обозначенные меры проводятся в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники. ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа. ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД): 01 - Государственный герб Российской Федерации.

Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе. 02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ. 04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа. 05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части. 06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. 07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. 08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем.