Коли товари приймаються на головний склад, подробиці повідомлення про отримання товару заносяться до постійного звіту про запаси завідувачем складу.

Рахунки-фактури постачальників отримуються містером Харві, який передає їх містеру Чемберсу для обробки.

В обов’язки містера Чемберса, який відповідає за регістр закупок, входить порівняння отриманих рахунків-фактур із заявками на купівлю та повідомленнями про отримання товару, для перевірки арифметичної точності рахунків-фактур та занесення сум, указаних у рахунках, у рахунки-фактури (послідовне заповнення рахунку-фактури відображено на бланку кожного рахунку-фактури). Він також веде окремі пронумеровані досьє заявок на купівлю та повідомлень про отримання товару. Якщо ціна або кількість у рахунку-фактурі відрізняється від вказаної в заявці на купівлю, то рахунок-фактура повертається до містера Харві для підтвердження. Тоді містер Чемберс підшиває звірені документи в алфавітному порядку в очікуванні платежу.

Раз на тиждень містер Чемберс виписує із звірених документів суми, зазначені в рахунках-фактурах, та передає документи разом зі списком сум до оператора комп’ютера містера Фаулера, який заносить їх до індивідуальних карток кожного постачальника. Коли всі статті занесені до списку, документи анулюються як оплачені і на них ставиться відповідний штамп з датою.

Наприкінці кожного місяця містер Фаулер знищує список всіх кредитових сальдо на індивідуальних картках постачальників, одночасно створюючи список оплат готівкою та виписуючи повідомлення про переказ та чеки на кожного постачальника. Списки, повідомлення про перекази та чеки подаються на підпис двом особам. Ці особи обираються зі списку, в який входять містер В. С. Скотт, містер М. Т. Скотт, містер Джонсон, Мютер Харві, містер Мартш і містер Робінсон. Одна з осіб, що підписує чек, має бути директором. Чеки відсилаються поштою секретарем Голови. У доповнення до загального списку чеків за місяць, інші чеки виписуються протягом місяця з використанням подібних процедур.

Кожного тижня загальна сума, підрахована за рахунками-фактурами, оформленими містером Чемберсом, переноситься Мю­тером Мартіном до Головної книги (Дт — припинення закупок, Кт — кредитори). Коли рахунки-фактури перенесені до детального кредиторського рахунку, оператор комп’ютера здійснює аналіз покупок за окремими рахунками. Цей аналіз заноситься в Головну книгу Містера Мартіна (Дт — рахунки витрат або запасів, Кт — припинення купівлі), який також робить запис у журналі про платіж готівкою.