Тому для забезпечення обліку виробничих запасів можуть використовуватися окремі програмні модулі, що обслуговують їх облік у місцях зберігання та в бухгалтерії, або створюватись різні рівні робочих місць автоматизованої ділянки обліку виробничих запасів. Останній спосіб передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Єдина база бухгалтерських записів забезпечує потрібною інформацією аналітичний, синтетичний та управлінський облік, формування конкретної звітності.
Спільна інформаційна база дає можливість спільно використовувати таку нормативно-довідкову інформацію, як довідники: зовнішніх організацій; прізвищ працівників; структурних підрозділів; статей обліку; допустимої кореспонденції рахунків; номенклатура-цінник виробничих запасів; типових господарських операцій; постійних даних; груп матеріалів тощо.
Для обліку матеріальних цінностей використовуються типові форми первинних документів, що утворюють вхідну інформацію:
- прибутковий меморіальний ордер;
- здавальна накладна;
- товарно-транспортна накладна;
- накладна на переміщення матеріалів;
- акт про приймання матеріалів;
- лімітно-забірна картка;
- вимога;
- накладна на відпуск матеріалів на сторону;
- картка складського обліку.
Вихідною інформацією складського обліку є:
- картка складського обліку матеріалів;
- оборотна відомість матеріальних цінностей;
- довідкова інформація;
- інформація про переоцінюваня матеріальних цінностей;