Впровадження СЕД сприяє підвищенню культури діловодства, забезпеченню суттєвої економії коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально нині за умов обмеженого фінансування державних органів.

Крім цього, застосування СЕД дозволяє прискорити терміни опрацювання документів, удосконалити механізм організації та виконання документів, автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання інформації документів за рахунок розширення можливостей їхнього пошуку. На цей час існує два альтернативних підходи до автоматизації завдань документообігу в державних органах. Перший полягає у послідовній реалізації окремих програм, що автоматизують конкретні ділянки управління документообігу [1,c.126].

Другий – у впровадженні платформи для реалізації комплексної системи автоматизації документообігу та управління процесами і створення на цій базі модулів, інтегрованих в єдиний комплекс. Перший підхід реалізує фіксовану функціональність (реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів та контроль за їх виконанням тощо). Прикладами таких модулів є системи автоматизації канцелярії, засоби автоматизації контролю виконання та ін.

Основна перевага даної реалізації у відносно невисокій вартості та досить швидкому ефекті від впровадження відповідних модулів. Програми цієї групи ідеально підходять для автоматизації спеціалізованих робочих місць, орієнтованих на виконання однотипних операцій. Потреби оперативного одержання і обробки великих обсягів різнопланової інформації, колективної роботи з підготовки документів, створення і надання електронних адміністративних послуг визначають об’єктивну необхідність впровадження в управлінській діяльності державних органів комплексної автоматизації документаційних процесів.

У даний час майже усі СЕД, що представлені на українсько-російському ринку, пропонують комплексний підхід для вирішення завдань автоматизації документообігу. Електронний документообіг є важливою складовою