При цьому застосовують різні мовні засоби, залежно від категорії користувачів і можливостей мов. Використовують мови, що забезпечують тільки можливості запитів, тобто виведення даних на екран чи друк в необхідному форматі; комплексні мови запитів-обновлень, що як більш розвинені мови дозволяють формулювати запити, які стосуються декількох взаємозв’язаних записів і дозволяють поновляти дані так же легко, як і формулювати запити; генератори звітів, що дозволяють вибирати необхідні дані і форматувати їх у вигляді потрібних форм документів; графічні мови, що дозволяють виводити інформацію у вигляді різних графіків і діаграм та інших зображувальних засобів.
При створенні ІПС неминуче виникає потреба у створенні тезаурусу системи, тобто набору спеціальних термінів для кодування понять та зв’язків між ними. Тезаурус дозволяє виражати зміст документів та запитів формалізованою інформаційною мовою.
Найбільш поширеними в сучасних автоматизованих ІПС є тезауруси з використанням мов дескрипторного типу, на відміну від тезаурусів з мовами класифікаційного типу, що використовуються, наприклад, в бібліотечно-бібліографічній класифікації з фіксованим обмеженим списком слів і словосполучень. Дескрипторами можуть бути окремі слова або словосполучення із групи синонімічних чи близьких за значенням слів, що використовуються в системі для контрольованого індексування (кодування) змісту документів і запитів встановленням відповідності між текстом документа і набором ключових дескрипторів.
11.2 Структура ІПС і особливості використання
в сільському господарстві
Структуру людино-машинної ІПС можна подати у вигляді схеми, показаної на рис. 11.1. Загальна функціонально-структурна схема ІПС може мати вигляд, поданий на рис. 11.2.
Як видно із рис. 11.2, на вході в систему документи, що надходять, аналізуються і відбираються. Їм і їх копіям присвоюються адреси, за якими вони надсилаються на зберігання. Крім того, на дібрані документи складаються їх пошукові образи (переважно вруч-ну), що направляються в сховище ПОД. Створення ПОД полягає в семантичному аналізі основного змісту документа та описі його мовою ІПС. Процес створення ПОД і ПР ще називають індексуванням.
Документи, їх копії і пошукові образи не тільки знаходяться в різних сховищах, але можуть розміщуватися і на різних носіях (паперових, магнітних, оптичних і т. ін.). В сучасних ІПС копії документів і їх ПОД переважно розміщуються на магнітних і лазерних