Грошовими документами вважаються документи, що перебувають в касі установи, прийом і видача яких через касу бюджетної установи оформлюється відповідно прибутковими і видатковими касовими ордерами, на яких ставиться штамп «Фондовий» або робиться такий само надпис від руки червоним чорнилом. Облік цих операцій ведуть окремо від грошових коштів. Реєстрацію прибуткових і видаткових фондових ордерів виконують в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів на окремих аркушах Грошові документи зберігаються в касі установи у сейфах чи металевих шафах. Вимоги щодо збереження грошових документів ті самі, що й до грошових коштів у касі бюджетної установи.

Одним з видів грошових документів є акредитив. Акредитиви можуть застосовуватися установами за коштами як загального, так і спеціального фондів бюджету.

Акредитивну форму розрахунків застосовують з метою гарантування платежів постачальникові. її сутність полягає в тому, що платник доручає своєму банку здійснити платіж за місцем знаходження постачальника. Умови та порядок здійснення розрахунків за акредитивами передбачаються в договорі між одержувачем платежу та заявником акредитива. Порядок оформлення акредитивів і терміни їх дії для установ, що здійснюють казначейське обслуговування кошторисів, встановлює Державне казначейство України; для установ, рахунки яких згідно з чинним законодавством залишені в установах банків,- Національний банк України.

Суми коштів за акредитивами обліковують на субрахунку № 331 і відображають в обліку такими бухгалтерськими записами:

На суму виставленого акредитива:

- Дебет субрахунку №331

- Кредит субрахунку № 313, 323.

На суми використаних акредитивів:

- Дебет рахунків № 10, 20, 23

- Кредит субрахунку №331.