Адреса електронної пошти, так само як і звичайна поштова адреса, повинна містити всю необхідну інформацію для того, щоб лист дійшов до адресата з будь-якої частини земної кулі. Так само, як і поштова, електронна адреса складається з двох частин:

— розділ «Куди» містить вказівку на комп'ютер-хост;

— розділ «Кому» містить облікове ім'я абонента.

У різних системах використовуються різні способи представлення адреси. Наприклад, у системі Internet і сумісних із нею розділи «Кому» і «Куди» розділені знаком «@», причому ліворуч вказується «Кому». Наприклад, user@mail.ru, де user — облікове ім'я абонента, а mail.ru — ім'я хоста (mail) і вказівка, як його знайти.

Розділ «Куди» має ієрархічну структуру. Рівні ієрархії називаються доменами (domain — володіння, сфера діяльності) і розділені крапками. Кількість доменів в адресі практично не обмежена. Крайній правий домен являє собою домен верхнього рівня. Наприклад, uа — код України. Для всіх країн існують двобуквені коди. Наприклад: au — Австралія, br — Бразилія, by — Беларусь, са — Канада, cn — Китай, de — Німеччина, jp — Японія, uk — Великобританія, us — США.

Домени другого й третього рівня дають уточнення для пошуку хоста. Це може, бути код міста або регіону, у США — штату. У нашому випадку домен другого рівня вказує на мережу міста Донецька, а третього рівня - на сервер передачі пошти.

Щоб обмінюватись кореспонденцією за допомогою електронної пошти потрібно мати спеціальну програму, яка називається «почтовий клієнт». Вона надає змоги редагувати текст, вводити адресу одержувача, надсилати повідомлення тощо.

Загальні функції у більшості почтових програм: