- Создание Базы Данных.
БД – это средство, использующееся для хранения, организации и поиска информации. Набор данных, например, адреса клиентов фирмы или наименования товаров, называют базой данных.
Данные обычно формируются в табличные формы. Каждая запись данных представляет собой отдельную строку таблицы. Итак, набор данных состоит из записей, а каждая запись данных – из отдельных полей. Структура всех записей базы одинакова: все они имеют одну и ту же последовательность полей, но содержимое полей у каждой записи свое.
Создание БД состоит из двух этапов:
- Создание структуры БД.
- Ввод данных в БД.
Над базой данных можно выполнять следующие операции:
- Редактирование базы данных
- Поиск информации в БД на основе критериев поиска.
- Формирование отчетов.
1) Создание структуры БД.
Прежде чем приступить к созданию БД, следует тщательно продумать ее структуру и определить, какие данные включить в нее. Таблицы находятся в левой колонке окна БД, под названием Объекты. Создание таблицы производится тремя способами: Создание таблицы в режиме конструктора (обычное, без красивой графики), Создание таблицы с помощью мастера (с красивой графикой) и Создание таблицы путём ввода данных. Составление БД нужно начинать с создания имен полей (заголовок столбцов).
Имена полей в БД обязательно должны быть уникальны, т. е. одно и то же имя не может повторяться; и, кроме того, в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения и формулы. Ячейка, которая отведена под имя поля, не может быть пустой.
Символы шрифта, используемого в заголовках, должны быть другого цвета или иметь характерное начертание, например жирное или курсив. Если заголовки оформлены иначе, чем данные, программа автоматически определяет, что вводится БД, и оказывает помощь при ее составлении.
Последовательность создания структуры БД такова:
1.Кликаем левой кнопкой мышки по пустой ячейке Имя поля и впишите туда название своего поля (в данном случае «№ п/п» ).
2.Нажимаем клавишу , после чего автоматически переходим на Тип данных. Нам предлагают выбор типов данных [ ] : Текстовый (вмещает в себя 50 символов, предназначен для буквенной записи), Числовой (нужен для записи чисел – как целых, так и с плавающей точкой – в последствии для вычисления их сумм в EXCEL), Дата и время (нужен для записи дат (**.**.**) и времени (**:**)), Денежный (для записи денежных чисел), Счётчик (при переходе на каждую строку она автоматически нумеруется - « 1, 2, 3…» ) и т. д. Остальные имена полей вводим аналогично.