2. Вибрати документ: поточний, шаблон, існуючий => Далі.
3. Вибрати одержувачів: використання списку, створення списку. Виконати команду Створити список... У вікні Новий список адрес натиснути на останню кнопку Налаштування... і, користуючись іншими кнопками, дадати, вилучити чи перейменувати назви полів даних для злиття, а також впорядкувати їх у порядку використання (за допомогою кнопок Вверх, Вниз) О ОК. Ввести адресу та інші дані одної особи. Виконати команду Створити запис і ввести дані другої особи і т.д. Закрити вікно. Зберегти список як базу даних у форматі mdb під назвою Список. Переглянути список у вікні Одержувачі ЗЛИТТЯ, внести зміни, якщо потрібно «=> ОК => Далі.
4. Створити головний документ, набираючи незмінну частину тексту листа і вставляючи поля бази даних за допомогою команди ІНШІ елементи... Відповідне вікно потрібно щоразу закривати, щоб продовжити набирати лист <=> Далі.
5. Переглянути листи. На цьому етапі можна вилучити деякий лист, скоригувати список адресатів, знайти конкретного адресата Ф Далі.
6. Завершити злиття. На цьому етапі можна внести зміни у листи, виконати команду друкування всіх чи вибраних листів, зберегти створений файуЛ на диску.
Конверти та наклейки створюють подібним способом.
5. Панель інструментів Злиття. Розгляньте кнопки нижнього ряду на панелі ЗЛИТТЯ (рис. 34). Вони означають таке: відображати код поля або дані, перший запис, попередній запис, перейти до запису з номером 1, наступний запис, останній запис, відкрити діалогове вікно «Злиття», пошук помилок, злиття в новий документ, злиття під час друку, злиття, знайти запис, оелагувати лжеоело даних.
Рис. 34. Панелі інструментів Злиття і Форми.
6. Поля форми. Панель інструментів Форма. Поля форми використовують для створення стандартних електронних бланків (форм), анкет, шаблонів документів тощо.
Полів форми є три: 1) текстові (FormText), 2) списки (Form-DropDown) і 3) перемикачі (FormCheckBox).
Поля форми можна вставити за допомогою панелі інструментів Форма, яка містить такі кнопки: вставити текстове поле, перемикач, поле-список, параметри поля, нарисувати таблицю, вставити таблицю, вставити кадр, затінити поля, захистити форму (див. рис. 34).
Поля-списки автоматизують введення стандартних даних, зібраних у список. Перемикачі використовують в анкетах для організації відповідей на зразок «так» чи «ні» тощо.
Вставлене текстове поле має вигляд пари квадратних дужок, але під час друкування бланку вони не виводитимуться. У текстове поле користувач вводить звичайний текст або числа на етапі використання електронного бланка.
Обчислення на електронних бланках організовують так. Якщо у діалоговому вікні (рис. 35) команди Параметри поля деяке поле з числом назвати коротким іменем-закладкою (тут к) і зазначити, що воно числове, то це ім'я можна використати у звичайних полях-формулах для різноманітних обчислень.