Крім господарських функцій, R/3 пропонує набір офісних функцій, пов’язаних із підтримкою електронного документообігу на підприємстві, — від електронної пошти і управління проходженням документів до оптичного архівування документів. Оптичне архівування забезпечує можливість збереження оригінальних зображень первинних господарських документів і безпосередній зв’язок їх із даними в системі R/3. До цієї ж групи можна віднести і функції електронного обміну даними з банками та іншими партнерами підприємства.
Рис. 10.4. Модульна структура системи R/3
10.4.2. Інформаційні підсистеми
Як правило, сучасні підприємства відчувають дефіцит не в кількості даних, а в концентрованій інформації для управління і контролю. Тому важливою функцією системи R/3 є інформаційне обслуговування середньої і вищої управлінських ланок підприємств. Замість маси оперативних даних цим ланкам потрібна добірка інформації, що відбиває різні аспекти господарської діяльності підприємства, а також зведення про фактичний стан ринку. Необхідне й автоматичне відстежування особливих ситуацій, графічне подання їх.
Ці вимоги приводять до концепції відкритості інформації (рис. 10.5), що передбачає накопичення даних як із додатків R/3, так і з зовнішніх систем та адаптації їх до вимог виробництва і персоналу управління.
Завдяки реалізації цієї концепції з’являються нові можливості децентралізованого «самоконтролю» на рівні користувацьких відділів. Це раціональне логічне рішення реалізоване і в системі логістики (LIS), і у фінансовій системі (FIS), і в системі аналізу внутрішньогосподарської діяльності (СIS), і в системі управління персоналом (НIS).
Виконавча система вищого рівня (ЕІS) дозволяє пов’язати факти з різних організаційних сфер діяльності підприємства. Доступ до інформації, необхідної для ухвалення рішення, досягається через графічне інтуїтивне операційне середовище користувача.
Основа системи ЕІS — власна база даних та інструмент для наповнення її інформацією. У ній накопичуються дані з прикладних програм R/3 та інших систем і зовнішніх джерел, у тому числі й з віддалених. Структуру бази даних ЕIS можна конфігурувати відповідно до потреб менеджера. ЕIS має діалогові засоби візуалізації звітів і показників.
За допомогою електронної пошти ЕIS підключається в комунікаційну структуру підприємства, що дозволяє надсилати опрацьовані й прокоментовані звіти будь-якій кількості адресатів. Підключивши ЕIS до системи «Управління документацією R/3», можна комбінувати інформацію, що пересилається, з іншими документами і графічними зображеннями.