Основні поняття і проблеми інформаційних систем та інформаційних
ресурсів організації
На початку висвітлення питань, пов’язаних з управліннямінформаційними ресурсами, створенням інформаційних систем і технологій, слід визначитися в термінології, а також виділити основні проблеми у цій галузі і розглянути методи їх вирішення.
Почати обговорення треба з терміна «система управління». При цьому увага зосереджуватиметься не на власне суб’єкті та об’єкті управління, рівнях управління, процесі прийняття рішення тощо. В даному разі метою є показати, де виникають інформаційний контур і інформаційна система і як на них впливають перелічені вище категорії. Зрештою, інформаційна система організації, її інформаційні ресурси є «нервовою системою» будь-якої системи управління.
1.1. Система управління
Існування виробничих і економічних об’єктів визначається призначенням їх задовольняти ті чи інші потреби суспільства. Кожний такий об’єкт вступає у певні відносини з середовищем, що змінюється (з державними органами управління, з іншими об’єктами тощо), і складається з безлічі різних елементів, взаємодія яких і забезпечує його існування і виконання ним свого призначення.
Надалі називатимемо будь-який такий об’єкт незалежно від його розмірів, форми власності, організаційно-правового статусу організацією.
Організація — це стабільна формальна соціальна структура, яка отримує ресурси з навколишнього світу і переробляє їх у продукти своєї діяльності. У всіх організацій існують як спільні риси, так і індивідуальні особливості.
Результатом взаємодії організації із середовищем є зміни різного гатунку, що виникають у ній. Ці зміни можуть мати дві крайні і протилежні одна щодо одної форми: деградацію (руйнування організації) і розвиток (ускладнення організації, накопичення в ній інформації). Крім того, можлива й тимчасова рівновага між організацією і середовищем, завдяки якій організація протягом певного часу залишається незмінною або випробовує лише оборотні зміни. Ці зміни в організації викликають необхідність управління, тобто таких цілеспрямованих дій, які забезпечать досягнення цілей, що стоять перед організацією.
Управління дозволяє залежно від особливостей конкретних організацій і цілей управління стабілізувати їх, зберегти їхню якісну визначеність, підтримати динамічну рівновагу з середовищем, забезпечити вдосконалення організації і досягнення того або іншого корисного ефекту.
Оскільки здійснення управління виділяється в особливу функцію, то на її виконанні спеціалізуються деякі елементи організацій. З огляду на це в межах організації можна виділити керований процес (об’єкт управління) і керуючу частину (орган управління). Сукупність їх визначається як система управління.
Керуюча частина певним чином впливає на керований процес. Щоб керуюча частина могла здійснювати управління, їй необхідно зіставляти фактичний стан керованого процесу з метою управління, у зв’язку з чим керований процес впливає на керуючу частину. Взаємовплив обох частин здійснюється як передача інформації. Таким чином, у системі управління завжди наявний замкнений інформаційний контур (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Інформаційний контур