Акт цілеспрямованого впливу на керований процес, заснований на інформації про нього, з метою досягнення визначе-
ної раніше мети називається прийняттям рішення, а процес формування рішення — процесом прийняття рішень. Відповідно до поділу праці в межах управління організацією рішення, що приймаються, стосуються тієї чи іншої функції управління.

Забезпечення процесу прийняття рішень, а саме: надання потрібної інформації в потрібний час і в потрібному місці, — одне з основних завдань інформаційної системи організації. У зв’язку з цим характер рішень, процес їх прийняття, дискретність їх прийняття істотно впливають на функціонування інформаційної системи організації, а також технології, що застосовується, і навіть викликають необхідність формування нового класу інформаційних систем — комп’ютерних систем підтримки прийняття рішень (СППР).

Розглянута вище система управління організації була визначена з позиції кібернетичного погляду на неї. Якщо вести мову про систему управління без певної абстракції, то інформаційна система організації, крім вказаного вище, визначається її організаційною структурою, персоналом, процедурами виконання зав­дань, внутрішньою культурою організації тощо. Інакше кажучи, йдеться про те, яка інформація і яким чином зберігається в інформаційній системі, як вона опрацьовується, як функціонує ця система і т. ін.

1.2. Інформація і дані

Фразу про те, що «інформація є критичним ресурсом, який, якщо добре ним розпорядитися, може дати велику конкурентну перевагу», можна почути або прочитати дуже часто. Однак кожен з нас постійно приймає якісь рішення в житті і знає, що за наявності можливості вибору варіанта рішення дуже важко знайти що-небудь справді корисне і відкинути все те, що не стосується справи. Так само важко здійснити це на виробництві або в бізнесі.

Тому головне полягає в тому, чи хочемо ми спиратися в своїх рішеннях на випадкову, неповну інформацію, чи регулюватимемо процес надходження інформації і управлятимемо нею як одним із головних ресурсів — так, як управляємо сировиною, персоналом, продажем, фінансами і виробництвом. Проблема в тім, що на перший погляд управління інформацією є завданням менш важливим, а тому більш простим.

Будь-яка діяльність людини базується на інформації.

Інформація — це відомості про навколишній світ (об’єкти, явища, події, процеси тощо), які зменшують міру існуючої невизначеності, неповноти знань, відчужені від їх творця і які стали повідомленнями (вираженими певною мовою у вигляді знаків, у тому числі й записаними на матеріальному носії), які можна відтворювати шляхом передачі людьми усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних та обчислювальних засобів і т. ін.).

У цьому визначенні, побудованому на ряді визначень, для нас важливим є таке:

·  інформація — це не будь-які відомості, вона несе в собі щось нове, що зменшує існуючу невизначеність;

·  інформація існує поза її творцем, це — відчуження знання від її творця; знання — це відображення дійсності в мисленні людини;

·  інформація стала повідомленням, оскільки вона виражена певною мовою у вигляді знаків;

·  повідомлення може бути записане на матеріальному носії (повідомлення є формою передачі інформації);

·  повідомлення доступне для відтворення без участі автора;

·  інформація передається в канали суспільної комунікації.

Виходячи з наведеного вище визначення, зазначимо, що для інформації характерними є такі атрибути (рис. 1.3):

Рис. 1.3. Атрибути інформації

У загальному випадку інформація, що надходить до організації, дозволяє:

·  визначати стратегічні, тактичні й оперативні цілі і завдання організації;

·  здійснювати контроль за поточним станом організації, її підрозділів і процесів у них;