Для кожного абонента на одному з мережних комп'ютерів виділяється область пам'яті — електронна поштова скринька. Доступ до цієї області пам'яті здійснюється за адресою, що повідомляється абонентові, і паролем, який абонент вигадує сам. Пароль відомий тільки абонентові й мережному комп'ютерові. Ставши абонентом комп'ютерної мережі й одержавши адресу своєї поштової скриньки, користувач може повідомити її друзям, знайомим. Кожен абонент електронної пошти може через свій комп'ютер і модем послати лист будь-якому іншому абонентові, вказавши в посланні його поштову адресу. Але зробити це можна, тільки повідомивши комп'ютерній мережі свою поштову адресу і пароль (як доказ того, що це дійсно абонент).

Усі листи, які надходять на певну поштову адресу, записуються у виділену для неї область пам'яті мережного комп'ютера. Мережний комп'ютер, що містить поштові скриньки абонентів, називається хостом комп'ютера (від host — хазяїн). Існують два основні типи електронної пошти. Перший спосіб, що називається off-line (поза лінією, поза зв'язком, вимовляється: офлайн), полягає в тому, що при кожному сеансі зв'язку комп'ютера абонента з мережним комп'ютером відбувається обмін листами в автоматичному режимі: усі заздалегідь підготовлені листи абонента передаються на мережний комп'ютер, а всі листи, що прийшли на адресу абонента, передаються на його комп'ютер. Назва off-line підкреслює той факт, що сам процес ознайомлення з листами і їх читання відбувається, коли зв'язок із мережним комп'ютером уже припинений. Сьогодні цей метод практично не застосовується.

Другий спосіб, що називається, природно, on-line (на лінії, на зв'язку, вимовляється: онлайн), полягає в тому, що абонент під час сеансу зв'язку зі свого комп'ютера одержує можливість звернутися до вмісту своєї поштової скриньки, переглянути його і прочитати листи. Деякі листи можна знищити не читаючи, на інші листи можна відразу дати відповідь, скориставшись клавіатурою свого комп'ютера. Можна також відіслати всі заготовлені заздалегідь листи, які є нічим іншим, як текстовими файлами. У режимі on-line абонент не користується автоматичним режимом, а відсилає всі листи сам, вказуючи їхні адреси і задаючи відповідну команду мережному комп'ютерові.