Реєстрація фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, здійснюється у відповідному реєстрі, який формується та ведеться банком (філією) і є електронним документом визначеної структури. Формат і структура реєстру та порядок реєстрації фінансових операцій у реєстрі визначаються відповідальним працівником банку (філії).

Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, є документом з обмеженим доступом. Порядок та режим доступу працівників банку до реєстру встановлюються відповідальним працівником банку (філії). Відповідальний працівник банку (філії) несе особисту відповідальність за захист реєстру від знищення, несанкціонованого доступу, модифікації або викривлення даних.

Коригування даних, що внесені до реєстру, не допускається. У разі потреби виправлення помилково внесених до реєстру даних щодо окремої фінансової операції в інформаційному рядку реєстру, у якому містяться відомості про цю операцію, зазначається про його анулювання, а реєстр доповнюється новим записом про цю операцію.

Внутрішньобанківську систему запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, очолює відповідальний працівник банку, який є незалежним у своїй діяльності і підзвітним лише керівнику банку. У разі створення в банку спеціального підрозділу із запобігання легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, керівник цього підрозділу виконує обов'язки відповідального працівника.

Відповідальний працівник банку є членом правління банку за посадою, призначається та звільняється з посади в порядку, визначеному установчими документами банку. Кандидатура відповідального працівника банку погоджується з Національним банком України.

Відповідальний працівник банку має право вносити на розгляд правління банку для прийняття відповідного рішення пропозиції щодо забезпечення виконання банком вимог законодавства України у сфері запобігання легалізації доходів, одержаних злочинним шляхом.