Крупные организации, в которых отдельными функциями занимаются целые отделы, как правило, выбирают специализированные программы.
Современное ПО не может обойтись без средств, обеспечивающих взаимодействие с такими системами, как “Клиент-банк”, различными терминалами, фискальными регистраторами, сканерами штрихкодов и др.
Выбирая ПО, следует уточнять, с какими марками оборудования и внешними системами программа может работать.
Программы, выполняющие одинаковые функции, отличаются удобством их реализации. Каждая программа имеет свою оригинальную оболочку - инструменты, позволяющие пользователю осуществлять те или иные действия: меню, кнопки, переключатели, документы, списки и пр. Интерфейс программы не должен быть перегружен различными картинками, шрифтами, цветами, которые отвлекают внимание пользователя.
Основным компонентом, влияющим на надежность и производительность системы (скорость обработки данных), является используемая система управления базами данных (СУБД). От сбоев наименее защищены системы, использующие для хранения данных dbf-файлы.
Более высокий уровень надежности обеспечивают СУБД типа MS SQL Server, Oracle, Sybase и др. В таких СУБД интегрированы механизмы отслеживания целостности данных. Еще одним неоспоримым преимуществом их использования является возможность гибкой настройки прав доступа пользователей к хранимым данным. Это защищает информацию от нелегального копирования. Такие СУБД способны поддерживать большие базы данных и эффективно распределять нагрузку на оборудование.
Использование СУБД MS SQL Server, Oracle, Sybase и некоторых других потребует дополнительных лицензий. Исключение составляет СУБД PostgreSQL, свободно распространяемая по лицензии GNU GPL. Кроме того, такие системы предъявляют повышенные требования к оборудованию: надежность требует дополнительных затрат. Для небольших организаций, в которых с системой одновременно работают два-три пользователя и ведется учет не более 1000 лицевых счетов, экономически необоснованно покупать систему, использующую дорогую СУБД.
Система является масштабируемой, если способна увеличивать производительность пропорционально дополнительным ресурсам. Масштабируемость необходима тем УК, которые планируют увеличить объем работы, количество и территориальную удаленность рабочих мест. Для ТСЖ, ГСК и других небольших организаций наличие данной возможности неактуально.
Качественно спроектированная система должна быть гибкой и универсальной, т. е. учитывать региональные и другие особенности ведения учета с помощью внутренних настроек системы и без привлечения программистов. Однако организации может потребоваться разработка новых функций или отчетов в связи с изменением законодательства либо по другим причинам.