входить складовою частиною в комплекс нормативних матеріалів, що забезпечують функціонування дозвільної системи доступу персоналу до конфіденційних документів.

Вона складається з таким розрахунком, щоб кожний виконавець працював тільки з тими справами, які необхідні йому для виконання службових обов'язків і до яких не мають доступу інші виконавці. Номенклатура справ, призначена для систематизації конфіденційних документів.

Справи формуються централізовано у службі конфіденційної документації, яка здійснює їх поточне і архівне зберігання. Зберігання справ з конфіденційними документами на робочих місцях керівників і виконавців не дозволяється.

Гриф конфіденційності справи вказується на обгортці. Цей реквізит проставляють у правому верхньому куті, нище грифа зазначається номер примірника (див. додаток Д).

На початку справи розміщується внутрішній опис справи, всі виправлення, які були в неї внесені, завіряються розписами виконавця (або контролюючої особи) і співробітника служби конфіденційної документації. Нумерація листів здійснюється у процесі ведення справи, при підшивці в нього документів. Одночасно відомості про підшитий документ і номери листів вносяться в опис справи. Справа може бути закрита тільки після виконання і підшивки в неї всіх документів за минулий рік.

Справи, закріплені за конкретними виконавцями,  мають індивідуальні кольорові відмітки для контролю за їх місцезнаходженням на робочому місці. Виконавцям не дозволяється зберігати в себе на робочому місці копії готових конфіденційних документів, виконавцями яких вони не були.