Документальні - це такі системи, об'єктом зберігання i пошуку в яких виступають документи.

В фактографiчних системах об'єктом збереження i пошуку є окремі дані, якi характеризують будь-які події, процеси, явища, тобто факти.

Зауваження 1. Чіткої межі між документальними та фактографічними системами не існує, тому що кожна подія чи факт перш ніж стати об'єктом збереження чи пошуку в ІПС повинні бути якимось чином зафіксовані, тобто відображені в певних документах.

По режиму функціонування ІПС поділяються на:

·    системи з вибірковим пошуком інформацій;

·    системи з ретроспективним пошуком;

Інформаційний пошук - це сукупність операцій, необхідних для знаходження в системі документів, текстів, відомостей, фактів та даних, які відповідають на запит користувача.

Системи з вибірковим пошуком - це такі, в яких пошук виконується по постійному набору запитів для певного контингенту користувачів в масиві поточних надходжень документів чи даних через певні інтервали часу. При цьому змінюється зміст масивів ІПС, а запити залишаються без змін.

В системах з ретроспекивним пошуком - пошук виконується по всім масивам, які зберігаються в системі, по разовим запитам, що змінюються  в залежності від інформаційних потреб користувача.

Системи управління документами

Ця система призначена для виконання комплексу операцій по:

-   створенню, управлінню і виконанню документів;

-   веденню електронного архіву;

-   організації офісного документообігу.

В сучасних ІС використовують універсальні програмні комплекси, які дозволяють об'єднати офісний, (організаційно-розпорядливий) документообіг з інженерним, в який входить технічна, технологічна і креслярсько-конструкторська документація (вона, як правило, розробляється в САПР програмними засобами AutoCAD, MicroStation, КОМПАС), а також будь-які інші види інформації, аж до мультимедіа. Крім того, до складу УІС часто входять програми бухгалтерського, складського і кадрового обліку.