До цього класу належать прості й багатоетапні договори, рахунки, рахунки-фактури, контракти, вимоги, гарантійні листи тощо. Документи-підстави додатково класифікуються за:
Рис. 9.4. Функціональна структура ІС «Галактика»
· життєвим циклом документа. Документ може мати один із трьох станів: такий, що оформляється, що виконується, закритий (виконаний);
· видом розрахунків (з погляду багатовалютності): гривневий розрахунок, валютний, гривнево-валютний.
Другий клас документів — супровідні документи, тобто операційні документи, що відображають суть операцій, які фактично виконуються. Всі супровідні документи можна поділити на дві групи:
а) документи, що підтверджують переміщення товарно-матеріальних цінностей або операції виконання робіт, послуг. До них належать накладні різних видів, складські ордери, акти на виконання робіт (послуг);
б) фінансові супровідні документи, які підтверджують операції переміщення готівкових і безготівкових фінансових коштів. До них належать банківські та касові документи.
Супровідні документи зазвичай пов’язані з документами-підставами.
5. Робота користувачів контура оперативного управління ІС «Галактика» полягає в реєстрі документів, що входять, або формуванні вихідних документів-підстав і супровідних документів, які підтверджують виконання господарських операцій.
За чітко налагодженої організаційної схеми функціональної експлуатації інформаційної системи «Галактика» кожний виконавець виконує обумовлені для нього інструкцією дії, отримуючи інформацію в обсязі, необхідному і достатньому для здійснення своїх посадових обов’язків.
Завдяки роботі всіх користувачів комплексу відбувається наповнення бази даних підприємства (організації) оперативною інформацією про хід виконання конкретних господарських операцій, що пов’язані з різними напрямами діяльності. Опрацювання оперативної інформації дозволяє, з одного боку, проаналізувати взаємовідносини з контрагентом на основі відомостей про рух матеріальних цінностей, послуг, робіт і фінансових коштів, а з іншого — оцінити ефективність роботи підприємства у різних напрямах господарської діяльності. При цьому забезпечуються:
· принцип однократного введення в БД інформації і, як наслідок, відсутність дублювання функцій користувачів, упорядкування документообігу;
· легкість контролю на коректність та цілісність даних, персоніфікація дій користувача;