Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, причем инициалы указывают перед фамилией.

В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес. 15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. 16 – резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым.Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «текст». При необходимости написания второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.