У регістрах бухгалтерського обліку цю ситуацію буде відображено таким чином як відображено в таблиці 2.12.

Таблиця 2.12

Придбання товарно-матеріальних цінностей за власні кошти

Такий варіант розрахунків з працівниками використовується зараз, у ситуації, коли підприємство зазнає дефіциту коштів, необхідних для закупівлі ТМЦ, а працівник цього підприємства має можливість і бажання придбати ці ТМЦ для свого підприємства. У цій ситуації підприємство погашає заборгованість не відразу працівникові. При цьому вже на дату оприбуткування придбаних працівником цінностей підприємство має право на валові витрати і податковий кредит щодо ПДВ (якщо працівником надано відповідні документи). Крім того, при оформленні купівлі ТМЦ як операції щодо розрахунків з підзвітною особою відпадає необхідність оформляти угоду договором позики, що важливо, враховуючи фіскальний підхід податкових органів до оподаткування операцій, котрі оформляються такими договорами.

Працівник, що перебуває у списковому складі підприємства, в якого відсутні документи, що підтверджують здійснені витрати на закупівлю ТМЦ, або ж якщо вони оформлені на його (працівника) ім'я, не може бути віднесений до категорії підзвітних осіб і відповідно не може отримати відшкодування сум, витрачених на підставі авансового звіту. Підприємство зможе оприбуткувати такі ТМЦ тільки шляхом укладання договору купівлі-продажу зі своїм працівником (або будь-якого іншого договору, що підтверджує передачу права власності). Однак такий варіант виключає можливість одержання підприємством податкового кредиту, оскільки в цій ситуації товари фактично закуповуються у фізичної особи, котра не є платником ПДВ