При визначенні дати прийому слід враховувати, що прийоми не вла­штовують у святкові та неробочі дні в країні перебування, а також у дні національного трауру (у цьому випадку прийоми, призначені раніше, відміняються). Не рекомендується влаштовувати денні прийоми з за­прошенням гостей- мусульман у період Рамадану.

Найбільш почесними видами прийомів, які підкреслюють важливість нагоди, з якої вони влаштовані, з денних є сніданок, з вечірніх - обід. Вони зазвичай проводяться з нагоди візитів високих гостей, а також у порядку повсякденної дипломатичної діяльності представництв. їх підготовка, од­нак, вимагає значних організаційних зусиль і фінансових витрат, специфі­ка проведення (необхідність розсадки гостей згідно із протокольним стар­шинством) примушує обмежувати число запрошених осіб.

Більш прості в підготовці та більш демократичні за характером про­ведення прийоми без розсадки типу "коктейль", "а-ля фуршет", які отри­мали в останні роки широке поширення в міжнародній протокольній практиці. Означені види прийомів дозволяють значно розширити коло запрошених - до кількох сотень осіб. Гості самі обирають собі місце, мають можливість поспілкуватися з великою кількістю людей і встанови­ти ділові контакти. Дипломатичними представництвами такі види прийо­мів влаштовуються, наприклад, з нагоди національних свят.

Складання списку осіб, що запрошуються па прийом - один із най­важливіших елементів підготовчої роботи. Визначається загальна чисе­льність гостей, яка не повинна перевищувати нормальних можливостей обслуговування і розмірів приміщення, де відбуватиметься прийом. Не­обхідно враховувати певний відсоток гостей, які в силу різного роду об­ставин не зможуть бути присутніми на прийомі, що враховується при складанні кошторису витрат на його проведення.

На прийоми, що даються на честь високого гостя або іноземної деле­гації, які перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих його осіб (членів делегації) запрошують посла та старших дипломатичних співробітників посольства країни гостя. Також запрошують осіб, які спіл­кувалися з гостями під час візиту. Якщо делегація гостей представлена подружніми парами (парою), то й офіційні особи приймаючої сторони на прийом запрошуються з дружинами. Якщо прийоми влаштовуються з нагоди ювілейних дат у двосторонніх відносинах, то запрошення дипломатичного корпусу не передбачається. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на протоко­льних заходах, які проводяться дипломатичними представництвами в порядку їх повсякденної діяльності.