Для організації офіційних дипломатичних прийомів можливе викорис­тання довгого прямокутного столу; одного круглого, квадратного або оваль­ного столу; кілька круглих, квадратних або овальних столів. В останньому випадку стіл для почесних гостей може розміщуватись у центрі або окремо від інших столів, не виділяючись від інших столів своїми розмірами. Бувають випадки, коли столи розставляються у вигляді літер "П", "Ш", "Т", у вигляді гребінця, колосу тощо, що дозволяє прийняти велику кількість гостей.

На прийомі прийнято використовувати посуд високої якості: криш­таль, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні створюють атмосферу святковості й комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя.

Для чіткого й організованого проведення прийому заздалегідь проду­мується його сценарій. Передбачається місце зустрічі гостей господарями в аванзалі. Виділяються співробітники для зустрічі гостей біля під'їзду або у вестибюлі. Розподіляються обов'язки співробітників організації, яка вла­штовує прийом. Це особливо важливо для прийому типу "коктейль" або "а-ля фуршет". Представники господарів повинні вельми коректно виявляти увагу гостям (підтримувати бесіду, знайомити з присутніми, пропонувати пригощення, наливати напої) з тим, щоб не бути занадто надокучливими. Якщо прийом, крім безпосереднього пригощення, передбачає організацію концерту, виставки, показ кінофільму тощо, необхідно потурбуватися про їх органічне включення в загальний сценарій заходів.

Меню, час і черговість подачі окремих блюд, графік перерв у ході об­слуговування для виступів із промовами й тостами заздалегідь узгоджу­ються з обслуговуючим персоналом. Для успішного проведення відпові­дального прийому й обслуговування гостей доцільно запросити кваліфі­кованого метрдотеля або доручити цю справу підготовленій особі.