1) Регистрация документа происходит по установленной форме.
Осуществляет секретарь либо документовед. После подписания 2-х экземпляров проставляется дата подписания документа, после чего документ регистрируют.
При регистрации документ получает регистрационный номер, к которому добавляется индекс подразделения.
Регистрация документа производится в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Заголовочная часть журнала регистрации исходящей корреспонденции приведена в таблице 1.
Таблица 1 – Заголовочная часть журнала регистрации исходящей корреспонденции
|
Входящий № документа |
Дата поступления документа |
Дата и индекс поступившего документа |
Адресант |
Краткое содержание документа |
Адресат |
Отметка об исполнении документа |
2) Отправка первого экземпляра документа адресату.
Исходящие документы отправляются в день регистрации.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько. К документу, рассылаемому более чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.
3) Подшивка второго экземпляра в дело.
Второй экземпляр в день отправки подшивается в дело.
Диаграмма соотношения документов, передаваемых различным подразделениям, представлена на рисунке 3.