3.2.2. Випадки, коли доцільно використовувати бази даних
Комп'ютер і комп'ютерні програми слід сприймати як робочий інструмент, який щоденно використовується в роботі. До пакету Microsoft Office входить набір таких програм-інструментів, скориставшись якими, користувач зможе автоматизувати виконання щоденних завдань. Тому корисно знати, для яких завдань необхідно використовувати СУБД Access. Бази даних призначені для збереження інформації. Розглянемо кілька типових прикладів інформації, яка може зберігатися в комп'ютерних БД:
інформація про працівників установи;
облік продукції;
робочі плани;
відомості про покупців;
облік продажів;
постачальники;
накладні.
Зверніть увагу на те, що в усіх наведених прикладах підкреслюється функція зберігання і маніпулювання даними, а не розрахунки. В БД можна виконувати багато фінансових, статистичних та інших розрахунків, але останні здійснюються не так швидко, як, приміром, в електронних таблицях. Наприклад, СУБД - не найкраща програма для автоматизації розрахунків податку з прибутку: для розв'язування цієї задачі більш придатна електронна таблиця. Однак якщо користувачеві необхідно відслідковувати, аналізувати і зберігати інформацію про податки за кілька років, то БД краще знадобиться для збирання та збереження цієї інформації.
3.2.3. Завдання, що розв'язуються з допомогою Access
Microsoft Access - це система управління реляційними БД, призначена для роботи в середовищі Windows. Працючи з Access, користувач може розв'язувати наступні завдання:
розбивати дані на логічно пов'язані між собою частини;
вводити, змінювати і знаходити необхідні дані;
знаходити підмножини даних за заданими умовами;
створювати форми і звіти;
автоматизувати виконання стандартних завдань;