–         якість паперу, на якому написано лист;

–         чіткістю думок, викладених в листі;

–         красивим розміщенням тексту на аркуші.

У практиці ділового спілкування поширені такі види письмових документів: особистий лист, службовий лист, комерційний лист, пам’ятна записка.

Ділові прийоми. Ділові стосунки не обмежуються виключно службовим приміщенням та офіційними розмовами. Існують речі, які за низкою обставин небажано обговорювати в офіційній манері. Для цього світова практика ділового спілкування визначила таку форму, як прийоми. Дана форма дозволяє обговорювати різні ділові проблеми в атмосфері невимушеності. Гарний інтер’єр, смачні страви, святковий одяг, приємна ввічлива розмова – все це сприяє зняттю психологічних перевантажень, налагодженню контактів, встановленню нових знайомств, обговоренню актуальних проблем у колі ділових партнерів. Запрошення на прийом надсилають на бланках, виготовлених друкарським способом. В запрошенні вказують: прізвище, ім’я, по-батькові особи чи назва організації, що влаштовує прийом; привід для прийому; вид прийому, дату, час та місце проведення. Іноді в запрошенні вказують форму одягу для чоловіків: звичайний костюм; темний костюм; смокінг; фрак.

Прийоми поділяються на денні та вечірні, без розсаджування та з розсаджуванням за столом. У разі якщо прийом з розсаджуванням за столом, то в нижньому правому куті запрошення позначається: “Просимо відповісти”. В цьому випадку запрошений зобов’язаний повідомити, приймає чи не приймає він запрошення.

Щоб прийом пройшов організовано, запрошення розсилаються заздалегідь. Високих гостей краще запрошувати через кур’єра.

Прийоми з розсаджуванням не допускають запізнень. Прийом без розсаджування, навпаки, не передбачає ні приходу гостей вчасно, ні необхідності залишатися на прийомі до кінця. Йдучи на прийом, запрошення краще взяти з собою, іноді запрошення залишають в фойє перед початком прийому.

Денні прийоми починаються о 13.00. До них належать: “бокал вина”, “бокал шампанського”, “ланч” (офіційний сніданок).

Вечірні прийоми починаються о 20.00 і пізніше. До них належать: “коктейль” (кілька видів вина), “а ля фуршет” (один-два види вина), “фуршет”, презентація, обід, вечеря.

Норми поведінки керівника. Звичайно, усі працівники повинні мати загальну культуру, інтелект, порядність. Але особливе значення має їхній моральний потенціал. Основною етичною нормою, якої слід дотримуватись у службових взаємовідносинах, є збереження гідності людини незалежно від того, яке місце вона посідає в ієрархічній структурі. Спілкуючись, люди часом травмують одне одного, а моральні травми часто страшніші за фізичні. Морально-психологічний стан в організації багато в чому залежить від керівника, визначається його особистою поведінкою і моральними якостями.