На документи з оприбуткування товарно-матеріальних цінностей (основних засобів) складається реєстр прибуткових документів, а на документи, які підтверджують витрачання – реєстр видаткових документів. У реєстрі наводяться слідуючи дані:
- період за який складено реєстр (тиждень, декада, місяць).
- назва документів, за якими складено реєстр;
- номери документів та їх загальна кількість;
- підписи завідувача складу та бухгалтера який приймає реєстри.
Реєстри складаються в двох примірниках: один залишається на складі, другий з прикладними до нього документами, передається до бухгалтерії.
Документи групуються за видами основних засобів, після чого за кожною груп документів підраховується загальна сума, яка записується на зворотному боці реєстру. Дані оброблених реєстрів заносяться до накопичувальної відомості руху основних засобів, яка складається бухгалтером.
На взяті в оренду окремі об’єкти основних засобів інвентарні картки не відкривають. Реєстром аналітичного обліку в орендаря є отримана від орендодавця копія інвентарної картки, що зберігається в бухгалтерії орендаря окремо.
Наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000р. № 356 затверджені Методичні рекомендації щодо застосування регістрів бухгалтерського обліку, у яких даються і форми 8 журналів, що замінили звичні для бухгалтера журнали-ордери[57,c.5].
Для узагальнення інформації про наявність і рух основних засобів призначений журнал-ордер №8, нарахування їх знос – журнал-ордер № 5-4, а капітальні інвестиції – журнал-ордер № 12.
Записи в журналі-ордері 8 ведуться на підставі первинних і зведених документів (акта приймання-передачі (внутрішнього переміщення основних засобів (форма № 03-1)), акта списання, розрахунку амортизації та ін.).