Практична робота №9. MS Word. Стандартні поля. Поля злиття. Поля форми. Макроси

Мета

Уміти готувати ділові листи однакового змісту для розсилан­ня декільком адресатам, підписувати конверти, створювати шаблони бланків, мати поняття про макроси.

План

1.   Призначення полів.

2.   Стандартні поля.

3.   Поля злиття.

4.   Створення однотипних документів для розсилання.

5.   Панель інструментів ЗЛИТТЯ.

6.   Поля форми. Панель інструментів Форми.

7.   Створення шаблону бланка.

8.   Поняття про макроси.

Теоретичні відомості

1. Призначення полів. Поля — це об'єкти, які призначені для автоматичного вставляння в основний документ дат, текстів, рисунків чи інших об'єктів, які можуть набувати значень за певними правилами, а також для організації обчислень у документах. їх використовують для підготовки типової документації з постійною і змінною інформацією, наприклад, бланків, анкет, ділових листів багатьом адресатам, адресування конвертів тощо.

У програмі Word розрізняють такі три типи полів: стандартні поля, поля злиття і поля форми.

2. Стандартні поля. Операція вставляння у документ багатьох типів об'єктів відбувається з участю полів. Прикладами І стандартних полів є поля для автоматичного вставляння поточної дати (назва поля Date), дати створення документа (Create-iDate), нумерації сторінок документа (Page), відомостей про  автора документа (Author), адресу (AddressBlock), формул для  обчислень (=формула), вставляння рисунка з файлу (Inelude-РPicture), тексту з файлу (IncludeText).

І Поля вставляють командами Вставити о Поле. Отримаємо І діалогове вікно зі списками назв полів і коротким описом їх при-Ізначення (повний опис разом з прикладами можна отримати з ІДовідкової системи, клацнувши на кнопці зі знаком запитання і

на назві конкретного поля). У вікні вибирають потрібну назву і натискають кнопку ОК — назва поля у фігурних дужках або значення поля з'являться в документі в позиції вставки, тобто там, де був курсор. Поле має контекстне меню, яке використову­ють, зокрема, з метою поновлення значення поля та для інших Дій.

Кожне поле характеризується кодом і значенням. Код — це деяка послідовність символів у фігурних дужках. Код і значення виокремленого поля перемикаюсь комбінацією Shift+F9. Значен­ня полів поновлюють натисканням на клавішу F9. На практиці користувачам потрібні значення полів, а не їхні коди. Щоб у документі постійно були значення полів, потрібно скасувати режим відображення кодів полів так: Сервіс <=> Параметри & Закладка Вигляд «=> □ Коди полів.

3. Поля злиття. Поля злиття — це особливий тип полів, які використовують для створення копій типових документів (листів, конвертів, наклейок) методом злиття двох документів: основного і джерела даних. Поля даних для злиття мають спільну назву MergeField, а конкретні їхні назви придумує користувач.

Основний документ містить незмінну частину тексту і встав­лені користувачем поля злиття для даних, значення яких зміню­ватимуться. Ці значення вставлятимуться в основний документ із джерела даних, яке також створює користувач.

Розглянемо типову задачу. Нехай потрібно підготувати 50 листів акціонерам банку з