Назва поля          Тип поля                    Значення поля

Номер                   Лічильник/Числовий    7

Прізвище              Текстовий                    Боженко

Телефон                Текстовий/Числовий   2972216

Дата народження Дата                              24.12.75

Меморандум         MEMO                          текст про хобі

Оклад                    Грошовий                     290 грн

Нагороди              Логічний                      має або немає

Біографія             Гіперпосилання            текстовий файл

Фотографія           Об'єкт OLE                   графічний файл

Посада                  Майстер підстановки інженер

Назви полям дає користувач. Назви типів є стандартні. Значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо  загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге   ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле. Наприклад, у випадку оцінок умова на значення поля може бути такою: 2 or 3 or 4 or 5, а повідомлення у випадку помилки під час введення — "Помилка! Таких оцінок немає". Це повідомлення отримуватиме користувач, якщо він введе у таке поле як оцінку число 6 тощо. Індексованість зазначають для тих полів, в  яких записи будуть упорядковувати чи відшукувати. Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність  назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає  користувач під час аналізу конкретної задачі.3. Створення таблиць в MS Access. Розглянемо, як створити  базу  даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для  цього після запуску програми MS Access треба виконати таку послідовність команд: у вікні MS Access 97 увімкнути першу радіокнопку Нова (Blank) база даних => ОК  => Вибрати потрібну папку і надати назву файлові => Створити => В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці  => Створити.. У MS Access 2003 слід виконати команду створення нової БД в області завдань. Отримаєте головне вікно БД (рис. 54).

Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: Файл => Створити БД => На закладці Загальний вибрати піктограму Нова база даних =>ОК і т.д... => Створити

Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиці які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД (див. рис. 54), а назви таблиць — на закладці Таблиці

Рис. 54. Головне вікно бази даних в MS Access 2003. У MS Access 97 це вікно має дещо інший вигляд.

.