Якщо заявка подається в письмовій формі, то на ній має бути підпис керівника та головного бухгалтера організації замовника та печатка організації.

Завдання експертизи має бути чітко визначено, містити повну інформацію про предмет (об'єкт) експертизи та метод контролю (дослідження).

Незалежно від форми передачі заяви експерт не повинен починати експертизу, якщо відсутня письмова заява або письмове підтвердження експертизи, а також дані, які містяться в них, недостатні для проведення експертної оцінки. Це пояснюється тим, що на заключному етапі можуть виникати помилки, через неправильно переданої і зрозумілої експертом інформації, а також конфліктів між замовником і експертом. У цьому випадку вирішити суперечки або попередити помилки можуть дані, вказані в письмовій заявці.

По заявці керівник Торгово-Промислової Палати або старший експерт: підбирають і призначають експерта з урахуванням кваліфікації; правових обставин, з-за яких він не може проводити експертизу у цього замовника; чи має експерт достатньо часу для проведення експертизи без затримки та ін.

Уповноважений керівник експертного підрозділу Палати повинен після реєстрації замовлення у термін, погоджений із замовником, а щодо швидкопсувних товарів - протягом 24 годин, направити експерта для проведення експертизи: видати йому наряд, в якому слід вказати прізвище експерта, дату видачі наряду, підписати наряд і завірити його печаткою або штампом Палати. Оформлений таким чином наряд є підставою для експерта на проведення експертизи від імені відповідної палати. За отриманий наряд експерт розписується в журналі реєстрації заяв і видачі наряду.

При проведенні кількісної та/або якісної експертизи замовник повинен представити експерту такі технічні документи: