На державному рівні була розроблена і функціонує дотепер уніфікована єдина система конструкторської документації (ЄСКД) і єдина система технологічної документації (ЄСТД), пристосована до машинної обробки. При розробці форм документів враховується також можливий рівень уніфікації. Так, на рівні держави розроблена єдина для всіх галузей фінансова документація, але багато інших документів уніфіковані в межах галузі (у сільському господарстві такими документами є технологічні картки, відомості обліку праці і виконаних робіт у тваринництві, реєстри відправлення зерна та іншої продукції з поля і т. ін.).
Вимоги, що ставляться до документів, можна поділити на загальні і специфічні. До загальних вимог можна віднести розміщення реквізитів у їх логічній послідовності для полегшення процесу заповнення, читання і обробки документа; виділення достатньої ширини граф для чіткого розміщення реквізитів; включення в документ необхідного мінімуму даних для одержання результатної інформації і т. ін.
Специфічні вимоги пов’язані з використанням обчислювальної техніки чи з іншими чинниками. Наприклад, з урахуванням необхідності подальшого перенесення даних з первинного документа на машинний носій виділяються в окрему зону реквізити, що повторюються; графи, з яких дані переносяться на машинний носій, виділяються жирними лініями; послідовність розміщення даних у документі узгоджується з послідовністю розміщення даних на машинному носієві.
В умовах використання ЕОМ з первинних документів можна видалити значну частину постійних реквізитів, оскільки вони можуть зберігатися у відповідних машинних довідниках. Такими реквізитами можуть бути норми виробітку і розцінки за виконану роботу, ціни на матеріали і продукцію тощо. Немає необхідності також виділяти поля в документах для проставляння розрахункових показників. У них достатньо проставляти необхідну групувальну інформацію і кількісні показники, необхідні ЕОМ для подальших розрахунків. Це дозволяє не тільки спростити форми первинних документів, а й суттєво скоротити витрати на оформлення документів і перенесення даних на машинні носії.
Але слід мати на увазі, що коли форма первинного документа і необхідна в ньому інформація роздруковуються безпосередньо з використанням комп’ютера, то доцільно (в оптимальних межах) розміщувати в документі максимум потрібної текстової та іншої інформації, що полегшує користування документом.
За відсутності стандартної форми документа і необхідності індивідуальної його розробки для конкретних умов проводяться розрахунки розмірів бланка, вибір формату для друку. Для визначення ширини бланка враховується ширина символів, максимальна їх