5.2 Основні вимоги до носіїв, організації
позамашинної ІБ і документообігу
В умовах комп’ютеризації народного господарства до організації позамашинної ІБ, її носіїв ставиться цілий ряд вимог, виконання яких забезпечує своєчасність, повноту і точність надходження інформації, поповнення і поновлення ІБ. Особливо важливими є вимоги щодо вдосконалення форм первинних документів на основі останніх науково-технічних досягнень, використання принципів стандартизації і уніфікації.
Ще в 1972 році ВНДІ стандартизації розроблені методики класифікації і уніфікації управлінських документів, що використовуються в АСУ, якими передбачається класифікація документації на планову, звітно-статистичну, первинну облікову, фінансову, організаційно-розпорядницьку, з матеріально-технічного постачання і збуту, ціноутворення і т.д. Класифікація зроблена за ознаками формального характеру (функціональна підсистема, направленість документа і т.д.) та смисловими ознаками (назва задачі, заголовок і показники документа).
Документи можуть також поділятися на такі класи: матеріальні, грошові, розрахункові, товарні і т. ін. (за характером відображених операцій); розпорядчі, виправдовувальні, бухгалтерського оформлення (за призначенням); разові, нагромаджувальні, одиничні, звідні (за способом охоплення господарських операцій); односторонні, багатосторонні, однорядкові, багаторядкові (за характером заповнення); лінійні, анкетні, зональні, комбіновані (за формою побудови), основні ісупроводжуючі (за їх роллю в господарському процесі), оформлювані, виконувані, виконані (згідно з життєвим циклом). Кожен клас документів має свої достоїнства і недоліки, які враховуються при проектуванні їх форм для комп’ютерних технологій.
Багато вимог до документації в умовах використання ЕОМ враховані ще при розробці уніфікованої (тобто розробленої за єдиними правилами та вимогами) документації на державному рівні в 1972 році, але тоді переважаючою була перфораційна обчислювальна техніка, і основна орієнтація була на неї. До того ж документи, у тому числі й у сільському господарстві, були спроектовані і для можливої їх ручної обробки. Пізніше, у 80-ті роки, форми документів удосконалювались, але також мали подвійну орієнтацію, оскільки ЕОМ в народному господарстві було недостатньо.